ข้อมูลหน่วยการเรียนรู้
แบบทดสอบก่อนเรียน
1.1 เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารคืออะไร
1.2 ลักษณะสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
1.3 ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
แบบฝึกหัด
แบบทดสอบหลังเรียน
ข้อมูลหน่วยการเรียนรู้
แบบทดสอบก่อนเรียน
2.1 ข้อมูล
2.2 การจัดการสารสนเทศ
2.3 ระดับสารสนเทศ
แบบฝึกหัด
แบบทดสอบหลังเรียน
ข้อมูลหน่วยการเรียนรู้
แบบทดสอบก่อนเรียน
3.1 คอมพิวเตอร์
3.2 การแทนข้อมูล
3.3 หน่วยรับเข้า
3.4 หน่วยประมวลผลกลาง
3.5 หน่วยความจำ
3.6 หน่วยส่งออก
3.7 หน่วยเก็บข้อมูล
3.8 อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ทำงานได้หลายหน้าที่
3.9 การใช้งานและดูแลรักษาคอมพิวเตอร์
แบบฝึกหัด
แบบทดสอบหลังเรียน

2.2 การจัดการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศประกอบด้วย ขั้นตอนหลักในการทำงานหลายอย่าง ซึ่งสามารถเป็นไปตามวัฏจักรการประมวลผลสารสนเทศ (information processing cycle) ดังนี้


วัฏจักรการประมวลผลสารสนเทศ

2.2.1 การนำเข้าข้อมูล

ประกอบด้วยขั้นตอน การรวบรวม การตรวจสอบ และจัดเตรียมข้อมูล ให้ถูกต้อง สมบูรณ์ และเหมาะสม การนำเข้าข้อมูลประกอบด้วย

1) การรวบรวมข้อมูล

การรวบรวมข้อมูลอาจเป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งกำเนิดข้อมูลโดยใช้วิธีสังเกตหรือสอบถาม เช่น ข้อมูลคะแนนสอบจากสมุดประจำตัวนักเรียน ใบฝากหรือถอนเงิน ข้อมูลจากการอ่านบาร์โค้ดของสินค้า หรือรวบรวมข้อมูลจากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว เช่น ข้อมูลในวารสาร และรายงานการวิจัย

2) การตรวจสอบข้อมูล

เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้ว จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าระบบต้องมีความน่าเชื่อถือ หากข้อมูลมีความผิดพลาด จะทำให้ผลลัพธ์จากการประมวลผลผิดพลาดไปด้วย หากตรวจพบต้องทำการแก้ไข

3) การเตรียมข้อมูล

ข้อมูลที่มีการรวบรวมมานั้น อาจมีหลากหลายรูปแบบที่แตกต่างกันไป ทำให้การนำไปประมวลผลอาจเกิดความผิดพลาดได้ ดังนั้นจึงควรมีการเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อความสะดวกในการประมวลผลและให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

จากรูปด้านล่าง เมื่อพิจารณาข้อมูลวันเกิดจะเห็นว่ามีรูปแบบที่แตกต่างกัน และต้องการนำไปประมวลผล ถ้าข้อมูลมีจำนวนมาก และใช้มนุษย์เป็นผู้ประมวลผล ผลลัพธ์อาจผิดพลาดได้ เช่น ต้องการหาจำนวนคนที่เกิดก่อนวันที่ 13 เมษายน พ.ศ.2547 เป็นต้น


ตัวอย่างข้อมูลที่เก็บในรูปแบบต่างกัน

หากใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล แต่ข้อมูลมีรูปแบบที่แตกต่างกัน ทำให้คอมพิวเตอร์ไม่สามารถประมวลผลได้ ดังนั้น เราจึงควรเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการประมวลผล

จากตารางข้อมูลวันเกิดสามารถเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันได้ ดังรูป


ตัวอย่างการเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน

2.2.2 การประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูล คือ การดำเนินการต่างๆ กับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้งานมากยิ่งขึ้น

ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล เรียกว่า สารสนเทศ ซึ่งอาจอยู่ในรูปของแบบฟอร์มหรือรายงานที่สะดวกต่อการนำไปใช้ หรือยู่ในรูปแบบอิล็กทรอนิกส์ที่จัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึก เพื่อนำไปประมวลผลในอนาคตต่อไป ในบางครั้งเราจะพบว่า มีการใช้คำว่า การประมวลผลสารสนเทศ แทนคำว่า การประมวลผลข้อมูล ซึ่งมีความหมายที่ไม่แตกต่างกัน

วิธีการประมวลผลข้อมูลประกอบด้วยการทำงานลักษณะต่างๆ ดังนี้

1) การจัดกลุ่มหรือจำแนกประเภท เป็นการจัดข้อมูลที่มีลักษณะหรือคุณสมบัติคล้ายคลึงกันไว้กลุ่มเดียวกันเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการในการประมวลผล เช่น การจำแนกรายชื่อนักเรียนตามระดับชั้น การจำแนกรายการเบิก-จ่ายเงินในบัญชีธนาคารตามประเภทของการฝาก การจัดกลุ่ม หรือจำแนกประเภทข้อมูลมีประโยชน์ในการจัดเก็บ ค้นหา หรือจัดส่งข้อมูลไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง

2) การเรียงลำดับ เป็นการจัดเรียงข้อมูลตัวเลขหรือตัวอักษรตามลำดับที่ต้องการเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย การเรียงอาจเรียงจากมากไปหาน้อยหรือจากน้อยไปหามาก เช่น จัดเรียงเลขประจำตัวตามลำดับรายชื่อนักเรียน จัดเรียงรายการเบิก-จ่ายเงินในบัญชีธนาคารตามวันที่ของรายการเบิก-จ่าย จากอดีตมาถึงปัจจุบัน การจัดเรียงข้อมูลช่วยให้สามารถเรียกใช้หรือค้นหาข้อมูลทำได้ง่าย สะดวก และประหยัดเวลา

3) การคำนวณ ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นต้องมีการคำนวณข้อมูลที่ได้มาเพื่อหาผลลัพธ์แล้วนำมาใช้ตามความต้องการ เช่น คำนวณหาคะแนนเฉลี่ยจากคะแนนสอบกลางภาคของนักเรียนทั้งหมด คำนวณหาดอกเบี้ยและภาษีของยอดเงินฝากประจำ คำนวณวันและเวลาที่จะเกิดสุริยุปราคาเต็มดวง

4) การค้นคืน เป็นการเรียกใช้ข้อมูลเฉพาะกลุ่มข้อมูลที่สนใจ เช่น คะแนนสอบของนักเรียนที่มีเลขประจำตัว 40041113 คะแนนเฉลี่ยนักเรียนที่เกิน 3.80

5) การรวมข้อมูล เป็นการรวมข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุดเข้าด้วยกันอย่างมีลำดับ เช่น ข้อมูลนักเรียนเก่ากับนักเรียนที่เข้าเรียนใหม่ ข้อมูลลูกค้าในสาขาต่างๆ ของธนาคาร

6) การสรุป เป็นการรวบรวมเฉพาะใจความสำคัญของข้อมูลในรูปแบบที่กะทัดรัดเพื่อให้สะดวกต่อการทำความเข้าใจหรือนำมาวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ เช่น สรุปจำนวนนักเรียนที่สอบผ่าน สรุปจำนวนลูกค้าที่เปิดบัญชีเพิ่มในเดือนกุมภาพันธ์

ในการประมวลผลนั้น ถ้าข้อมูลมีจำนวนไม่มากและใช้ในงานขนาดเล็ก การประมวลผลก็สามารถทำด้วยมือได้ แต่ถ้าในงานขนาดใหญ่ มีข้อมูลมากขึ้น จะมีการนำเครื่องจักรหรือคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นอุปกรณ์เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานและช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่าย

2.2.3 การเก็บรักษาข้อมูล

เพื่อเก็บบันทึกผลลัพธ์บางส่วนที่ยังไม่ต้องการนำไปใช้งาน ในขณะนั้นลงสู่สื่อบันทึกข้อมูล ตลอดจนปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ การเก็บรักษาข้อมูลที่ดีจะต้องคำนึงถึงวิธีการนำข้อมูลที่เก็บรักษามาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ การเก็บรักษาข้อมูลมีดังนี้

1. การจัดเก็บข้อมูล

ข้อมูลที่มีการสำรวจ รวบรวม หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี และหน่วยความจำแบบแฟลช

2. การสำเนาข้อมูล

การจัดทำสำเนาข้อมูลจากชุดเดิมเพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับข้อมูล และเมื่อมีข้อมูลที่จัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ การทำสำเนาจะทำได้ง่าย และทำได้เป็นจำนวนมาก อุปกรณ์ที่ใช้ทำสำเนา เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร สื่อบันทึก เช่น แผ่นบันทึก แผ่นซีดี และแผ่นดีวีดี

3. การปรับปรุงข้อมูล

การปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้มีความทันสมัยสอดคล้องกับเหตุการณ์และเวลาที่เปลียนแปลงไป เช่น การเปลี่ยนที่อยู่หรือหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า การเปลี่ยนอัตราที่ใช้คำนวณดอกเบี้ยหรือภาษี สำหรับเงินฝากประจำ

2.2.4 การแสดงผล

การแสดงผล คือ การจัดรูปแบบของสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงาน ตาราง แบบฟอร์ม แผนภูมิ ฯลฯ เพื่อให้สะดวกในการศึกษา ง่ายต่อการทำความเข้าใจและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของปัญหาการแสดงผลลัพธ์ มีทั้งที่เป็นข้อความ ภาพ เสียง วีดิทัศน์ เป็นต้น ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการแสดงผลลัพธ์ เช่น การไฟฟ้าใช้เครื่องพิมพ์แสดงค่าไฟฟ้าประจำเดือน ห้างสรรพสินค้าให้เครื่องพิมพ์แสดงรายการและราคาสินค้า การตรวจข้อสอบใช้เครื่องพิมพ์แสดงคะแนนที่ได้จากการตรวจ โรงเรียนใช้เครื่องพิมพ์ทำสรุปรายงานคะแนนเฉลี่ยแต่ละภาคเรียน

ในปัจจุบันได้นำการสื่อสารข้อมูลมาใช้กับการจัดการสารสนเทศ เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศระหว่างกันได้ ซึ่งจะส่งข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งหรือกระจายออกไปยังปลายทางจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว เช่น การใช้อินเทอร์เน็ตส่งอีเมล์ หรือสนทนาผ่านเครือข่ายการใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่ฟังวิทยุหรือดูโทรทัศน์